中小企業は大企業と較べると社員数が少ないので社内の情報を共有し易いように思われがちです。
しかし、実際は情報共有が進んでいないケースが多いです。
経営者も「分かっているだろう」と勘違いをしてしまい、社内の情報共有に対しての改善が後手に回ってしまいがちです。
今回は、中小企業がどのように情報共有を進めていけば良いか？まとめました。
なぜ社内情報共有が大切なのか？
なぜ、社内情報を共有する必要があるのでしょうか？
それには主に以下の３つのメリットがあります。
１，情報資産の蓄積
２，生産性の向上
３，コストの削減
情報には紙やデータ化された「目に見える情報」もありますが、社員の経験や知識などのまだ顕在化していない「目に見えない情報」もあります。
それらをすべて活用できるようにする事は会社の利益に直結する大切な事なのです。
また、情報を共有する事で情報を各々で探す時間や手間が短縮できます。生産性向上にもつながります。
そして、情報を共有する事で様々な視点にふれる事になり業務改善につながる事も期待できます。自分の中の狭い常識で視野狭窄になっている事が多いからです。
また、二次的なメリットとして社員間の連携や連帯感が良くなります。
社内情報の共有は会社の成長と大きく関係している事が理解できたのではないでしょうか？
社内情報共有に使えるツール
実際に社内情報の共有に使われているツールをご紹介していきます。
新型コロナの影響でテレワークが日本でも普通になった事もあり以前よりも多くのツールがありますが今回は私のオススメを厳選してご紹介します。
Slack
Slackはビジネス向けのチャットアプリでカスタマイズ性が高いのが特徴です。
2013年にアメリカでサービスがスタートして以降、日本でもIT業界を中心に利用者が増え、現在ではもっとも有名なアプリのひとつになっています。
便利なSlackですがいくつか注意点もあります。
Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれるのですがスピード重視のためメッセージがたまってしまい、あとから見返したい情報が流れて探しにくいです。
また、90日経過するとメッセージ・ファイルが見られなくなります。＊Slackのフリープランでは、90日経過したメッセージやファイルにアクセスできません。
■Slackの料金体系■
・フリー：0円
・プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
・ビジネスプラス：1,800円/月（月払い）
Slackの詳細はこちらからご覧下さい https://slack.com/intl/ja-jp/
サイボウズoffice
サイボウズ Officeは国内のグループウェア市場でシェアが大きなグループウェアです。
個人単位で機能のオン/オフが行え、ユーザーそれぞれに必要な機能だけを表示させた利用ができるのが特徴です。
便利に使えるサイボウズですが注意点もあります。サイボウズは驚くほどの機能が満載されているので（日本製らしいですね）使いこなすのにある程度のスキルが必要です。
他にも容量が大きなファイルは添付できないので、別途オンラインストレージの併用が必要な事があります。
■サイボウズOfficeの料金体系■
・スタンダードコース：500円/ユーザー/月(5ユーザーから利用可能）
・プレミアムコース：800円/ユーザー/月(5ユーザーから利用可能）
サイボウズofficeの詳細はこちらからご覧下さい https://office.cybozu.co.jp/
チャットワーク
チャットワークは日本のChatwork株式会社が提供するクラウド型ビジネスチャットツールです。
メッセージのやりとりだけでなく、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話なども可能です。
検索機能も良くできていて情報を探し易いのも特徴です。また、使い方がそれほど難しくないので高いスキルがなくても利用できます。
しかしチャットワークも注意点があります。それは特定の話題ごとのチャットができないという点やグループ内の会話がすべての人に見られるという事があります。
■チャットワークの料金体系■
・フリー：0円
・ビジネス：500円 1ユーザー/月(年間契約)
・エンタープライズ：800円 1ユーザー/月(年間契約)
チャットワークの詳細はこちらからご覧下さい https://go.chatwork.com/ja/
gamba！
gamba!は社内SNS型の日報共有アプリです。テキストでの日報共有のほか、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有できます。
テンプレート機能や、Googleカレンダーとの連携を利用して、簡単に日報を書けるのが特徴です。
使い易いgamba！ですが注意点もあります。過去情報の検索精度が高くないという事です。
■gamba!の料金体系■
・ 980円/ユーザー/月（月払い）
gamba！の詳細はこちらからご覧下さい https://www.getgamba.com/
社内情報共有ツールをどのように選択すればいいか？
今回、ご紹介したツール以外にも色々と種類があるためにどの社内情報共有ツールを使えばいいか？迷うかもしれません。
大切なことはツールなので「社員が使い易い」という事が一番に挙げられます。
会社により社員の特性やスキルが異なります。
例えば比較的ITスキルの高い会社であればSlackがおすすめですが、それほどITスキルの高くない社員が多い場合はチャットワークが向いているかもしれません。
また、導入コストも考える必要があります。そのために無料プランやトライアル期間があると実際に使用しながら社員の意見を聞けるので理想的です。
本命の「情報が探し易いか？」も大切な要素です。これも無料プランやトライアル期間などにしっかりとテストする必要があります。
最後にサポートが手厚いか？も大切な事です。使用期間が長くなればなるほど、他のツールへの乗り換えがしにくくなります。
つまり長いお付き合いになるのでしっかりとサポートしてもらわないと、せっかく情報共有を積み上げても機能しなくなる可能性が出てきてしまいます。
ツール会社のホームページの情報だけではなく、実際に使用している会社から情報収集したり口コミを集める事も重要です。
まとめ
今回は会社の成長に直結する社内情報共有ツールについてお伝えしました。
もちろん、今回ご紹介したようなデジタルツール以外にも情報共有の手段はあります。
しかしDX化を含めてこの機会に社内情報共有をデジタルを前提で見直す事は将来に向けてのメリットが大きいです。
データであればクラウドとの相性も良く、万が一の災害などでも安心です。
もしも、社内情報共有が他社に較べて劣っているのではないか？とお考えでしたらぜひ、ご相談下さい。
御社の状況にあったツールやサービスをアドバイス致します。
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。