会議や打ち合わせが多くなると時間が拘束されるので、臨機応変に会議や打ち合わせをしたいと思ったことはありませんか？また、会議の時間なのにやけに長い時間拘束されて作業に支障をきたすことってありませんか？
サラリーマン時代も含めて、結構会議や打ち合わせが無駄なことって多いなと思う事があります。時間を使うのであれば、具体的にアクションにつながる時間になればいいですが、なかなかそうはいきません。無駄な打ち合わせや会議をなくすためにどのように考えていけばいいのかお伝えしていきたいと思います。
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会議や打ち合わせは「議題」を決める
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会議や打ち合わせの時間は、時間厳守で進めていく事が重要です。特に忙しい人であればあるほど、時間が限られるので、その時間を時間厳守で進めていくことで、生産性も次の仕事への影響も出なくなると思います。
会議や打ち合わせの時間になってもメンバーが揃わないと言うこともあります。時間を守ると言うことはとても大事になります。そんな僕も時間に遅れる事がありますので、気をつけなければと言う気持ちを持って自分と向き合っています。
時間厳守で進めていく場合は、やはり議題を決めておく必要があります。なぜ議題を決めるのかと言うと、その日にどんなことを話をするのかがわかるからです。目的なく進めても、それだけでだらだらと過ごしてしまいますので、各プロジェクトメンバー、パートナーとの打ち合わせなど円滑に進めていくためにも議題を決めておきましょう。
議題を決める時に大事になることは、議題のテーマでもある内容については、事前に関係メンバーで話をしておく事が必要です。要は０から１を会議や打ち合わせで話をしていても時間だけが過ぎてしまうので、必要なことの「０」の部分はすでにメンバーと話をして、議題（課題や問題点）についてを会議の場で出す方がいいでしょう。
僕の場合は、議題があれば議題に関わる人へ事前に相談へいきます。相談をしてどのように進めていくのかを話をして、話自体をすり合わせておき、その中で決裁権がある人にも話をして意見を聞き、関係者から集めた意見をまとめて自分の議題でもある内容を話すと言うことをやっていました。
そうすることで会議の場では数分から１０分程度で議題が進み、次のステップへ進めていく事ができたり、自分のアイデアが採用されると言うこともありました。
会議や打ち合わせの場で全てを解決することは難しいです。それは他にも議題もあればやらないといけない課題が山ほどあるため、自分が使える限られた時間で成果を上げるためには、事前準備となる事前相談が必須です。
ここを押さえておけばだらだらと時間ばかりが過ぎなくて、会議や打ち合わせの時間が短縮されて、自分の作業にも影響が出なくなります。
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そもそも無駄は何か？
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会議や打ち合わせが無駄になるのは、下記の項目があるからだと思います。僕自身当てはまるので気をつけていきます（笑）
・会議や打ち合わせの時間に遅れる
・議題を決めていない（０から議論するなど）
・世間話が多い
・決断をしない
・論点がずれてくる
・人間関係（特に感情面）
・全体の流れを把握していない
などが挙げられます。
先ほどもお伝えしましたが議題が決まっていないことや時間に遅れるなどは省略しますが、世間話が多いと言うのも無駄ですね。あの時はこーだったとかは正直いらないです。今ある課題をどう進めていくかが重要なので、ソリューションの方向へ進めていく話し合いが必要です。
決断をしないと言うのもあります。誰が責任を取るのかと言う話も無駄ですね。やるかやらないかと言う事が大事で、会議や打ち合わせの場では「決断と責任」を取れる人がリーダーとしているべきだと思います。
人間ですから感情があります。感情論で話をしていくと本題からそれていき、好きとか嫌いとかどうでもいいことに話の時間が割かれていきます。感情で判断するのであれば、感情で動く人は会議や打ち合わせの場にはいない方が良いかもしれませんね。
ただ、会社として人として間違っていると言う場合は、本気で向き合うことも必要な場面もあるので、感情が全て悪いとは思っていません。言うなればケースバイケースということですね。
よくあったのが「今日の議題はなんだっけ？」という全体を把握していない会議や打ち合わせは、前回の会議の内容や経緯などを話さなければいけない事があります。これって本当に無駄ですよね。
会議や打ち合わせで使う時間は、一人だけではなく関わっている人みんなの時間を使っていることを意識する事が重要です。全ての人は忙しくやるべき事が多く、１秒でも無駄にしない会議や打ち合わせをしていく事が大事だと思います。
個人的には、スケジュールの調整などの時間を決めるときにレスポンスが遅い人と仕事をすると全てのことが（実践面が特に）遅くなるので、そこのストレスを抱えるのは正直かなり厳しいと思っています（苦笑）
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会議や打ち合わせには無駄が多く、時間だけが失われていることが多いので、無駄を省くためには、効率化もそうですが、人間関係の面でも「事前準備をして望むこと」が重要だと思います。
会議のあり方、打ち合わせのあり方については「ルール化」をして取り組むことって個人的には大事なことだと思っています。
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✅時間を無駄にする人は会議や打ち合わせの時間も無駄にすることが多い。
✅他力本願な人ほど会議や打ち合わせの無駄を作る傾向がある。自分自身戒めとして責任と覚悟を持って会議や打ち合わせへ臨むべきだと思う。
✅時間は命と同じなので、誰に対しても平等であり、無駄にすることはNGである。
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以上の３つのポイントを意識して会議や打ち合わせの無駄を省き、進めていただけると人生もビジネスも変わると思います。最後までご覧いただき、ありがとうございました。